Wir waren alle irgendwann an dem Punkt, an dem wir all die Aufgaben, die zu erledigen sind, schriftlich fixieren müssen. Weil sie zahlreich und immer weniger offensichtlich werden, weil sie in die Tiefe gehen Eine To Do-Liste führen inzwischen sehr viele Menschen in ihrem Smartphone, entweder als App oder übers Web. Seine Aufgaben kann man sich analog aber auch aufschreiben oder sich einen Knoten ins Taschentuch machen. Warum die nicht-digitale Lösung letztendlich die bessere ist, und die drei weltallerbesten Tipps, gewonnen aus einer persönlichen Langzeitstudie, für das erfolgreiche Führen und Abarbeiten einer To-Do-Liste, verrate ich euch hier. Mehr Regeln, sage ich, braucht man nicht. Aller guten Dinge sind drei und weniger Regulierung gibt ganz bestimmt gutes Karma.
Bild: Markus Rollbühler
① Handschriftliche Listen
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Ich schreibe meine To Do-Listen nur noch selbst. Papier stirbt zwar aus, aber wir können vorher ja noch Listen mit zu erledigenden Dingen darauf unterbringen. Das dient vor allem der Tatsache, dass sich der Browser-Tab mit dem To Do-Dienst und die Aufgaben-App schnell schließen lassen. Außerdem ist der Ablenkungsfaktor von dem, was wir eigentlich tun sollen, auf einem Smartphone und am Rechner immens hoch. Mit nur einem Klick oder Fingerdruck ist alles verdrängt.
Die einfachste Methode ist am effektivsten. Wir müssen unsere Aufgaben nicht weiter gliedern und umordnen, als wir das auf Papier können. Sonst geht wieder Zeit drauf, die wir eigentlich für die Erledigung der Aufgaben auf dem Zettel nutzen können. (Post-Its an den Monitor heften ist kein gelungener Kompromiss und wirkt unkompetent.)
Ein ausreichend großes Stück Papier ist eine physikalische Manifestation, die man kaum ignorieren kann. Wer sowieso ein echtes Notizbuch nutzt, sollte sich angewöhnen, seine Aufgaben dort festzuhalten, auf Extraseiten oder eingelegten Zetteln.
② Genau eine Liste
Es gibt die eine To Do-Liste. Nicht mehrere verschiedene, denn wie schnell bleibt eine von vielen unbeachtet oder geht sogar verloren? Wenn wir dann noch Webdienste zur Aufgabenverwaltung und Papierkram vermischen, ist Aufschub, Verwechslung und dem ersten Anflug von Chaos die Tür geöffnet. Und Chaos breitet sich ähnlich hinterlistig aus wie Radioaktivität. Es durchdringt alles.
(Wichtige Ausnahme: Wer Arbeits- und Privatleben strikt trennt, führt genau zwei Listen. Für jedes Leben eine.)
③ Tasks abarbeiten
Zum richtigen Abarbeiten einer Aufgabenliste ist es wichtig, zwischen dringenden Aufgaben oder Aufgaben mit definierter Deadline und Aufgaben ohne zeitliche Vorgaben für die Erledigung zu unterscheiden. To Do´s mit Deadline werden vor Aufgaben ohne Deadline erledigt.
Außerdem unterscheiden wir zwischen langfristigen Aufgaben (zu denen man stets kleine, gut erreichbare Schritte zum Abhaken aufschreiben sollte) und den Dingen, die man in den nächsten 5-10 Minuten erledigen kann. Die Kurzzeit-Tasks sind oft die Dinge, die unerledigt bleiben, weil wir den Langzeit-Task zum Abschluss bringen wollen. Zukünftig nutzen wir also die Unterbrechung, in der wir sonst nur die kleine Aufgabe notieren und uns dann wieder in die große hineindenken müssen, zum Erledigen der kleinen Aufgabe. Und schon haben wir einen Punkt weniger auf der Liste.
Als Startpunkt zum Loslegen mit eurer neuen Papierliste:
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